Freelance : Comment calculer ses frais de déplacement
Devenir freelance signifie que vous avez droit aux remboursements lors des déplacements. En effet, les trajets que vous faites pour rencontrer les clients ou les prospects peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles qui doivent être remboursées.
Déjà, en travaillant à votre compte, vous n’avez pas forcément d’assurance pour couvrir vos besoins en totalité. Dès lors, il est conseillé de souscrire à une mutuelle freelance ou à une mutuelle TNS qui saura aussi vous conseiller par rapport à vos droits en termes de remboursement.
Pour avoir droit à un remboursement, il convient de remplir certaines conditions sur le plan administratif. D’abord, il faut prouver que la distance à parcourir doit se faire en véhicule. Dès lors, dans le cas où le client habite à moins d’un kilomètre de chez vous, vous ne pourrez prétendre à un remboursement. La voiture doit vous appartenir proprement. Le trajet est uniquement fait pour des raisons professionnelles sans aucun autre motif personnel. En outre, il est important de fournir la preuve du déplacement et d’avoir des justificatifs à votre disposition. Vous devez avoir sur vous des informations sur l’entreprise visitée, le nombre de kilomètres, la raison de la mission et autres.
Quels sont les barèmes définis par l’État ?
En 2018, le barème est de 7 CV et c’est le plafond autorisé. Dans le cas où vous aviez parcouru 200 km dans le cadre d’une entrevue professionnelle et que vous vous y êtes rendu avec une voiture disposant d’une puissance fiscale de 4 CV, le remboursement est de 200 km x 0,493. Ce qui vaut 98,6 €. Cette somme inclut divers éléments, à savoir :
- l’usure de votre véhicule
- les frais d’entretien
- le carburant consommé
- l’usure des pneus
Voici le détail de ce barème selon le site du service public :
Barème kilométrique applicable aux voitures (en €)
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 5000 km | Distance (d) de 5001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,451 | (d x 0,270) + 906 | d x 0,315 |
| 4 CV | d x 0,518 | (d x 0,291) + 1136 | d x 0,349 |
| 5 CV | d x 0,543 | (d x 0,305) + 1188 | d x 0,364 |
| 6 CV | d x 0,568 | (d x 0,32) + 1244 | d x 0,382 |
| 7 CV et plus | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1288 | d x 0,401 |
Comment calculer ses frais kilométriques ?
Lorsque vous êtes sur la route, vous n’avez pas forcément connaissance du nombre de kilomètres parcourus. Ce détail est pourtant nécessaire, car le calcul des frais kilométriques dépend principalement de la distance que vous avez parcourue. Vous pouvez alors avoir recours à certains sites comme Michelin, Mappy ou encore Google Maps. Il vous suffira d’indiquer l’itinéraire parcouru et le nombre de kilomètres sera de suite affiché. Il ne vous restera qu’à faire le calcul.
Dans le cas où le trajet tient compte des barrières à péage, ajoutez ces dernières aux dépenses relatives à vos indemnités. Vous pouvez alors demander un reçu à chaque péage et vous devrez le conserver. Cependant, sachez que ces frais annexes ne sont pas comptabilisés dans le barème officiel.
Notez que si vous vous êtes servi d’une moto ou d’une voiture, vous avez droit à une compensation financière qui est déductible au forfait ou à 100 %. Le choix vous revient alors entièrement.