Comment gérer ses notes de frais lorsque l'on est freelance ?

La note de frais se définit comme un document permettant à un salarié de bénéficier de remboursement sur les frais professionnels qu’il a engagé pour le compte de l’entreprise. Les notes de frais peuvent concerner les frais de repas, les frais de déplacement pour un freelance ou même des frais de logement. La plupart du temps, une note de frais s’assimile à une fiche que le salarié devra remplir pour la remettre à l’entreprise.

Il y a deux sortes de notes de frais, dont les notes de frais classiques. Ici, l’utilisateur devra donner des renseignements sur les montants à refacturer. Il y a également les notes de frais kilométriques qui permettent de calculer les frais de déplacement de manière automatique une fois que la personne a défini les étapes composant son trajet.

Déduire ses notes de frais : comment faire ?

Différents principes sont à observer pour permettre de déduire les notes de frais. En cas de frais réels, le freelance aura droit à un remboursement pour les dépenses qu’il a dû payer personnellement en exerçant sa fonction. Il peut s’agir de tickets de stationnement pour des trajets professionnels.

Pour établir les notes de frais kilométriques, le Freelance devra préciser dans la note les motifs du déplacement, le lieu, le nombre de kilomètres effectué ainsi que la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Il faut prendre garde à justifier toutes les dépenses pour qu’elles soient valables. Ainsi, en cas de montant déraisonnable, il ne sera pas possible de prétendre à un remboursement. C’est notamment le cas si le prospect se trouve à quelques pâtés de maison ou si les frais payés n’étaient pas nécessaires à l’accomplissement de la mission. Si pour un salarié normal, le fait de se rendre au restaurant est remboursable, il n’en est pas forcément de même pour une personne travaillant à son propre compte.

Les outils pour gérer ses notes de frais

En gérant ses notes de frais, un freelance évite de perdre du temps. Pour ce faire, il convient d’avoir divers outils à la disposition. Ces derniers regroupent les notes de frais de manière automatique et permettent de visualiser globalement les dépenses du salarié.

Il est envisageable de recourir à un logiciel gratuit pour ses devis. Cela donne la possibilité de ne pas payer les abonnements. Les logiciels en Saas (Software as a service) constituent, par exemple, une option. Avec ces derniers, les utilisateurs pourront eux-mêmes définir leurs notes de frais lorsqu’ils sont amenés à se connecter dans un cyber café ou qu’ils doivent se rendre sur une borne internet publique pour terminer un travail urgent. Grâce à ces solutions innovantes, le risque d’erreur humaine est limité.

En outre, un Freelance ne doit pas oublier qu’ouvrir un compte bancaire professionnel lui permet une gestion optimale de ses dépenses.